記帳代行は、仕訳入力や帳簿作成などの日常的な経理業務を外部へ任せ、社内の負担を減らしながら本業へ集中しやすくするサービスです。
一方で、依頼先によって対応範囲や料金、セキュリティ体制などが異なるため、自社の課題や予算に合うサービスを見極める必要があります。
本記事では、記帳代行の基本や経理代行との違い、メリット・デメリット、料金相場、必要書類、選び方、導入までの流れを分かりやすく詳しく解説します。
▣この記事でわかること
- ✓ 記帳代行と経理代行の業務範囲・料金の違い
- ✓ 記帳代行のメリット・デメリットと依頼先の選び方
- ✓ 記帳代行に必要な書類と導入までの手順
記帳代行とは？サービスの基本と業務範囲
記帳代行とは、企業や個人事業主に代わり、日々発生する取引を整理し、仕訳や会計帳簿への記録を行うサービスです。
また、仕訳入力や帳簿作成などの経理作業を外部へ委託できるため、担当者の負担軽減や業務効率化につながります。
ここでは、記帳代行が担う基本的な役割をはじめ、実際に依頼できる業務の範囲や主な内容について詳しく解説します。
記帳代行の役割と依頼できる業務
記帳代行は、領収書や請求書などをもとに、日々の取引を会計帳簿へ記録する業務を代行するサービスです。
具体的には、売上や仕入の入力、経費の仕訳、現金出納帳や預金取引の整理などを依頼できます。
業者によって対応範囲は異なりますが、日常的な記帳作業を任せることで、経理業務の負担を減らせるでしょう。
ただし、税務代理や税務書類の作成、税務相談などは税理士業務に該当するため、記帳代行業者だけでは対応できません。
依頼する際は、どこまで対応してもらえるのか、事前にサービス内容を確認してください。
記帳代行が税理士法に違反しない仕組み
記帳代行は、帳簿への入力や証憑の整理など、税理士業務に該当しない事務作業であれば、税理士資格がない事業者でも提供できます。
一方、税務代理や税務書類の作成、税務相談は税理士法で定められた税理士業務に該当するため、税理士資格を持たない記帳代行業者へ依頼することはできません。
そのため、税務申告や税務相談まで依頼したい場合は、税理士本人や税理士法人が税務業務を担当するサービスを選びましょう。
記帳代行の需要が高まっている背景
記帳代行が利用される背景には、経理業務の負担を減らし、本業へ充てる時間を確保したいというニーズがあります。
特に、専任の経理担当者を置きにくい中小企業や個人事業主にとって、記帳作業の外部委託は業務効率化につながるでしょう。
また、インボイス制度や電子帳簿保存法など、経理実務で確認が必要な制度への対応も求められています。
ただし、制度への対応範囲や専門性は事業者によって異なるため、最新の税制や関連制度に対応できるかを契約前に確認することが大切です。
記帳代行と経理代行の違いをわかりやすく比較
記帳代行と経理代行は、どちらも経理業務を外部へ委託できるサービスですが、対応する業務範囲には違いがあります。
また、記帳代行と経理代行では外部に任せられる業務の範囲が異なるため、業務を確認したうえで選ぶことが大切です。
ここでは、対応できる業務や社内に残る作業、自社に合ったサービスを判断する基準について解説します。
対応業務範囲の違い
記帳代行は、領収書や請求書、通帳などをもとに、仕訳入力や会計帳簿の作成を行い、日々の取引記録を整えるサービスです。
一方、経理代行は記帳作業だけでなく、請求書の発行や支払い管理、経費精算、給与計算など、より幅広い経理実務までカバーします。
そのため、記録作業だけをピンポイントで任せたい場合は記帳代行、経理業務全体の負担を減らしたい場合は経理代行が向いているでしょう。
社内で対応する業務の違い
記帳代行では、仕訳入力や帳簿作成を外部へ任せても、請求書の発行や支払い管理、経費精算などは自社で対応する場合があります。
一方、経理代行では契約内容に応じて、これらの経理業務もまとめて依頼できるため、社内で行う作業をより減らせるでしょう。
ただし、依頼できる範囲はサービスごとに異なります。
契約前に外部へ任せられる業務と自社で対応する業務を整理し、自社の経理体制に合ったサービスを選ぶことが大切です。
自社に合うのはどちら？判断基準
記帳代行と経理代行のどちらを選ぶかは、自社で対応できる業務と、外部へ任せたい範囲を整理して判断することが大切です。
会計ソフトへの入力や帳簿作成など、記帳業務だけを外注したい場合は、記帳代行が向いているでしょう。
一方、支払い管理や給与計算、経費精算などもまとめて任せたい場合は、経理代行が適しています。
現在の経理体制や業務量を確認し、必要なサポート範囲と料金を比較したうえで、自社に合うサービスを選んでください。
関連記事：経理代行会社おすすめ11選！料金比較とメリット・選び方を解説
記帳代行を利用する5つのメリット
記帳代行を利用すると、日々の仕訳入力や帳簿作成を外部へ任せられるため、経理作業にかかる時間や負担を減らせます。
コア業務以外の作業を外注することで、限られた社内リソースを有効活用し、経営や実務の基盤を安定させることができるでしょう。
ここでは、記帳代行を利用することで期待できる5つのメリットについて、それぞれの特徴とあわせて詳しく解説します。
経理業務の負担軽減で本業に集中できる
記帳代行を利用する大きなメリットは、日々発生する仕訳入力や証憑整理を外部へ任せ、社内の経理負担を減らせる点です。
経営者や従業員が記帳作業に追われる時間を削減できるため、営業活動や顧客対応など、本来の業務へ集中しやすくなります。
特に、専任の経理担当者を置きにくい中小企業や個人事業主では、限られた社内リソースを本業へ有効に活用できるようになるでしょう。
人件費を抑えてコストを最適化
記帳代行を活用すると、経理担当者を新たに採用する場合と比べて、採用費や教育費などの負担を抑えられる可能性があります。
また、仕訳数や依頼内容に応じて必要な業務だけを外注できるため、固定的な人件費を増やさずに経理体制を整えやすい点も特徴です。
ただし、代行サービスの利用には委託費用がかかるため、必ずしも自社で対応する場合より費用が安くなるとは限りません。
現在の人件費や業務量と代行料金を比較し、自社にとってコストの最適化につながるかを確認しましょう。
プロ対応で仕訳ミスを防げる
記帳代行では、簿記や会計の知識を持つ専門スタッフに仕訳入力を任せられるため、自社だけで処理する場合と比べてミスを減らせます。
勘定科目の選定や複雑な消費税区分など、判断に迷いやすい場面でも、一定のルールに沿って処理してもらえる点が強みです。
ただし、対応品質は事業者によって異なるため、事前に担当者の実績やチェック体制、どこまで対応可能かをしっかりと確認しましょう。
内部不正の防止と統制強化
記帳代行の導入により社外の専門家が帳簿作成に携わることで、経理処理に客観的な目が入り、社内の透明性を高められる点もメリットです。
記帳とチェックを特定の担当者だけで完結させない体制を作ることで、入力ミスや不自然な処理の早期発見にもつながるでしょう。
ただし、記帳代行を依頼するだけで不正を完全に防げるわけではありません。
社内での承認手続きや閲覧権限の管理など、自社側の管理体制もしっかりと組み合わせることが大切です。
税務申告までスムーズにつなげられる
日々の取引を継続して記帳しておけば、決算や確定申告の時期が来ても、1年分の資料を慌てて整理するような事態を防げます。
帳簿や証憑が常に整理された状態であれば、決算や申告を税理士へ依頼する場合も、必要なデータをスムーズに引き継げるでしょう。
なお、税務申告書の作成や税務代理は税理士の独占業務です。
そのため、外部へ依頼する場合は記帳代行の対応範囲と税理士の業務範囲をあらかじめ明確に分けて確認してください。
記帳代行を利用する際のデメリットと対策
記帳代行は経理業務負担の軽減に役立つ一方で、外部委託ならではの注意点もあります。
具体的には、社内に経理ノウハウが蓄積されにくい、業績把握にタイムラグが生じる、確認や連絡の手間が発生するなどです。
ここでは、記帳代行を利用する際に確認しておきたいデメリットと、その具体的な対策について解説します。
社内に経理ノウハウが蓄積されにくい
記帳代行を利用すると、日々の仕訳や帳簿作成を外部へ任せるため、社内で経理の実務経験や知識を蓄積する機会が減ってしまいます。
そのため、丸投げにせず委託範囲を明確にし、処理された会計情報を社内でも定期的に確認できる仕組みを整えることが大切です。
納品された試算表や帳簿の内容を担当者も一緒にチェックし、不明点を事業者に確認する習慣をつければ、自社に必要な経理ノウハウを維持しやすくなります。
リアルタイムでの業績把握が難しい
記帳代行では、資料の受け渡しや入力作業のタイミングにより、最新の業績を画面上ですぐに確認できないタイムラグが発生します。
そのため、迅速な経営判断や資金繰りの確認を行いたい場合は、帳簿作成の頻度を増やすか、クラウド会計ソフトを活用してデータを共有する方法が有効です。
また、自社に必要な確認頻度を事前にすり合わせておくことで、業績を把握するまでのタイムラグを減らすことができます。
外部との確認や連絡の手間が発生する
記帳作業を外部へ委託すると、取引内容が分からない場合や必要な資料が不足している場合に、事業者との確認作業が発生します。
また、質問への回答が遅れると記帳作業も進みにくくなるため、やり取りに時間や手間がかかる場合もあるでしょう。
そのため、連絡手段や担当窓口、資料の提出方法などを事前に決めておくことが大切です。
確認事項への対応方法も共有しておけば、やり取りを減らし、記帳作業をスムーズに進めやすくなります。
記帳代行の料金相場と費用の内訳
記帳代行の料金は、仕訳数や依頼する業務範囲、追加作業の有無などによって変わります。
そのため、料金だけでなく、基本料金に含まれる作業や追加費用の条件まで確認することが大切です。
ここでは、記帳代行の料金相場や費用が変わるポイントについて解説します。
仕訳数・時間単価などプラン別の相場
記帳代行の料金は法律などで全国一律に定められているものではなく、各事業者が料金体系を設定しています。
1か月あたりの仕訳数に応じて料金が決まるプランでは、100仕訳までなら月額5,000～2万円程度が1つの目安です。
また、作業時間に応じて料金が決まる場合は、1時間あたり2,000～3,000円程度を目安とするサービスもあります。
実際の料金は事業者や依頼内容によって異なるため、仕訳数の上限や追加料金が発生する条件まで事前に確認しましょう。
依頼範囲による費用の変動ポイント
記帳代行の費用は、仕訳入力だけを任せるのか、領収書や請求書の整理まで依頼するのかによって変わります。
例えば、未整理の証憑を渡して分類や整理まで任せる場合は、作業量が増えるため追加料金がかかる場合もあります。
また、消費税区分の確認など追加の処理が必要な場合もあるため、見積もり時に依頼範囲と追加費用の条件を確認してください。
経理代行との料金差を比較
記帳代行は仕訳入力や帳簿作成が中心ですが、経理代行は請求書発行や支払い管理、給与計算なども依頼できるため、料金が高くなる傾向があります。
記帳代行は月額数千円～数万円程度、経理業務を幅広く任せる場合は月額10万～30万円程度が1つの目安です。
ただし、実際の料金は業務量や依頼範囲で変わるため、必要な作業を整理したうえで見積もりを比較しましょう。
記帳代行の依頼先の種類と特徴
記帳代行を依頼できる先には、税理士事務所、専門業者、クラウド型サービス、フリーランスなど複数の選択肢があります。
また、それぞれ対応範囲や費用、サポート内容が異なるため、自社の目的や予算に合った依頼先を選ぶことが大切です。
ここでは、主な依頼先ごとの特徴を比較し、どのような企業や個人事業主に向いているのかを分かりやすく解説します。
税理士事務所・会計事務所に依頼するケース
税理士が対応する事務所であれば、記帳だけでなく、税務申告や税務相談までまとめて依頼しやすい点がメリットです。
また、決算時の申告書作成や税務上の相談まで依頼できるため、記帳から申告まで一貫して任せたい場合に向いています。
ただし、記帳専門業者より費用が高くなる場合もあるため、依頼範囲と料金を事前に確認しましょう。
記帳代行専門業者の強み
記帳代行専門業者は、仕訳入力や帳簿作成などの実務に特化しており、記帳作業だけを外注したい場合に利用しやすい依頼先です。
また、仕訳数に応じた料金プランを設けている事業者もあり、自社の取引量に合わせて依頼しやすい点も特徴です。
ただし、税理士資格を持たない事業者は税務相談や税務書類の作成、税務代理を行えないため、対応範囲を確認してください。
クラウド会計ベンダー系サービス
クラウド会計ベンダー系のサービスは、オンライン上で証憑データを共有し、記帳作業を依頼できる点が特徴です。
また、クラウド会計ソフトと連携できるサービスであれば、郵送の手間を減らし、会計データを確認しやすくなります。
利用する際は、自社で使用している会計ソフトに対応しているか、資料の提出方法や連携範囲まで確認してください。
関連記事：クラウド会計ソフトのメリット7選！デメリットや導入手順も解説
フリーランス・個人事業者に依頼する場合
フリーランスや個人事業者へ依頼する場合は、担当者と直接やり取りしやすく、細かな要望について相談しやすい点が特徴です。
一方で、対応できる業務量や得意分野、バックアップ体制は依頼先によって異なるため、事前の確認が欠かせません。
依頼前に実績や対応範囲、情報管理の方法を確認し、継続して任せられる相手かどうかを見極めることが大切です。
失敗しない記帳代行サービスの選び方
記帳代行サービスを選ぶ際は、料金だけでなく、自社の業務内容や課題に適しているかを確認することが重要です。
また、サービスによって対応範囲やサポート体制、セキュリティ対策などに違いがあります。
ここでは、導入後のミスマッチを防ぐために確認しておきたい選定ポイントについて解説します。
契約期間や解約条件を確認する
記帳代行サービスによっては、最低利用期間や契約の更新方法、解約を申し出る期限などが定められている場合があります。
また、料金やサービス内容だけで契約すると、必要がなくなった時にすぐ解約できず、想定以上の費用がかかる可能性もあります。
契約前には最低利用期間や更新条件、解約方法に加えて、契約終了後の会計データや書類の取り扱いも確認することが大切です。
長期的に利用しやすい条件になっているかまで比較したうえで、自社に合ったサービスを選びましょう。
利用中の会計ソフトに対応しているか
自社で利用している会計ソフトをそのまま使って記帳してもらえるかどうかは、契約前に確認しておきたいポイントです。
もし非対応の事業者を選ぶと、データの変換や別ソフトへの移行が必要になり、かえって社内の負担が増えるおそれがあります。
そのため、対応可能な会計ソフトやデータ連携方法を確認し、現在の経理環境に合ったサービスを選んでください。
書類・証憑のやり取り方法をチェック
領収書や請求書などの証憑をどのように事業者へ渡すかも、日々の業務効率を左右する重要なポイントです。
主な方法には、郵送やメール添付、専用システムへのアップロード、クラウドストレージでの共有などがあります。
また、提出方法によって自社側の手間や情報管理の方法も変わるため、無理なく続けられる手段を選びましょう。
セキュリティ体制と信頼性の確認
記帳代行では、売上情報や取引先データなど重要な情報を外部へ共有するため、セキュリティ体制の確認が欠かせません。
見積もり時には、データの暗号化やアクセス制限、書類の保管方法などについて確認しておくと安心でしょう。
また、秘密保持契約（NDA）の締結やプライバシーマークなどの第3者認証の取得状況も、依頼先を選ぶ判断材料になります。
サポート体制やレスポンスの速さ
実務が始まってから疑問点や確認事項が生じた時に、スムーズに連絡を取れるかどうかも確認しておきたいポイントです。
また、チャットやメール、電話などの連絡手段に加えて、回答までにかかる時間の目安も把握しておくとよいでしょう。
特に決算前や急ぎの確認が必要な場面に備え、対応時間や連絡方法を事前に比較しておくことが大切です。
導入実績や口コミ評判の見極め方
公式サイトに掲載されている導入実績や、実際の利用者による口コミも、依頼先を比較する際の参考になります。
その際は実績数だけで判断せず、自社と同じ業種や近い規模の企業で導入された事例があるかも確認しましょう。
また、自社に近い事例があれば、必要な業務への対応経験があるかを判断する材料として活用できます。
記帳代行を依頼する際に必要な書類
記帳代行をスムーズに進めるには、必要な書類や資料を事前に整理して準備しておくことが重要です。
また、正確な帳簿を作成するためには、取引内容や入出金の内訳を確認できる証憑が欠かせません。
ここでは、記帳代行業者へ提出する代表的な書類や、準備する際のポイントについて解説します。
現金出納帳・領収書など入出金関連の書類
現金出納帳や領収書、レシートなどの入出金関連書類は、現金の動きや経費の支払い内容を確認するための基本資料です。
また、日付や金額、支払内容が記載された領収書は、取引内容に応じた仕訳を行う際の重要な資料となります。
提出する際は、月ごとや日付順に整理しておくと、事業者側が内容を確認しやすくなり、記帳作業もスムーズに進むでしょう。
通帳コピー・振込明細など預金関連の書類
銀行口座を通じた入出金を把握するため、通帳のコピーや振込明細など、預金取引の内容を確認できる資料を提出します。
また、ネットバンキングを利用している場合は、CSVやPDFなどの取引履歴データを共有できる場合もあります。
不明な入出金について用途や取引内容を補足しておけば、事業者から確認を求められる回数を減らし、円滑な処理を行えるでしょう。
請求書・売上管理表など売上関連の書類
売上金額や計上時期を確認するため、発行済みの請求書や納品書、売上管理表などの売上関連資料を整理して提出します。
特に売掛金が発生する取引では、入金状況や未回収の金額を確認できる資料もあわせて共有しておくことが大切です。
売上に関する資料を整理して提出することで、取引内容を把握しやすくなり、帳簿への記録もしやすくなるでしょう。
賃金台帳・給与明細など給与関連の書類
従業員を雇用している場合は、給与支給額や社会保険料、源泉徴収税額などを記帳するため、給与関連の資料が必要になります。
具体的には、毎月の賃金台帳や給与明細、給与計算の集計表などが主な資料として挙げられます。
また、対象期間や支給日、役員報酬と従業員給与の内訳などを整理しておくと、複雑な給与関連の仕訳処理がより円滑になるでしょう。
クレジットカード明細など立替金の書類
事業用のクレジットカード明細や、従業員による経費の立替精算書なども、経費の内容を確認するために必要な資料です。
また、カードの利用日や金額、利用先などを確認できれば、取引内容に応じた仕訳が行えるでしょう。
明細だけでは利用目的が分からない場合もあるため、対応する領収書や利用伝票もあわせて提出すると、確認作業をスムーズに進められます。
記帳代行サービス導入の流れと手順
記帳代行サービスを導入する際は、現在の経理状況を整理したうえで、自社に合ったサービスを選ぶことが重要です。
また、導入前の準備や事業者との確認を丁寧に行うことで、開始後の認識の違いやトラブルを防ぐことができます。
ここでは、記帳代行を依頼して業務を開始するまでの流れを解説します。
現在の経理体制と課題を整理する
記帳代行を導入する際は、まず社内の経理体制や抱えている課題を整理し、外部へ任せたい業務を明確にすることが大切です。
具体的には、どの業務に時間がかかっているのか、どの作業を外部へ任せたいのかを洗い出しましょう。
仕訳入力のみを依頼する場合と、証憑整理から任せる場合では、適したプランや必要な費用も異なります。
現在の業務量や負担を確認したうえで、必要な委託範囲を事前に決めておくと、サービスが選びやすくなります。
複数サービスを比較し候補を絞り込む
自社に合った依頼先を見つけるためには、複数の記帳代行サービスを比較し、それぞれの特徴を確認することが大切です。
選定時は料金だけでなく、対応業務の範囲、会計ソフトとの連携可否、書類の提出方法、サポート体制なども比較しましょう。
サービスごとに強みや対応範囲が異なるため、必要な条件を整理しながら比較すると、自社に合った依頼先を絞り込みやすくなります。
問い合わせ・見積もり・面談を実施
候補を数社に絞り込んだら、各社へ問い合わせて見積もりを依頼し、必要に応じて担当者との面談を行います。
また、現在の経理状況や希望する業務範囲を具体的に伝えることで、自社の条件に合った見積もりを出してもらえるでしょう。
面談では料金だけでなく、納期や連絡方法、質問への対応なども確認し、導入後に認識のずれが生じないよう疑問点を整理しておきましょう。
契約締結から業務開始までのステップ
依頼先が決まったら契約を締結し、必要な会計データや書類を共有して、実際の記帳業務を開始する準備を進めます。
その際は、契約書に記載された委託範囲や料金、秘密保持などの条件を確認し、双方の認識に違いがないか確かめておきましょう。
また、資料の提出時期や確認方法などの運用ルールを事前に決めておくことで、事業者との連携がしやすくなり、業務も円滑に進められます。
まとめ：記帳代行と経理代行の違いと選び方のポイント
記帳代行は、仕訳入力や帳簿作成などを外部へ任せることで、経理業務の負担を減らし、本業へ集中しやすくするサービスです。
ただし、料金や対応範囲、利用できる会計ソフト、セキュリティ体制は事業者ごとに異なるため、比較せずに決めるのはおすすめできません。
自社の仕訳数や依頼したい業務、必要なサポートを整理し、複数のサービスから条件に合う依頼先を選びましょう。
導入前に資料の提出方法や連絡体制まで確認しておけば、開始後の認識違いを防ぎ、スムーズな運用につなげやすくなります。
